É muito comum que em diferentes pontos da gestão de um negócio, haja a sensação de que há falta de tempo e recursos para atender às necessidades, isso pode afetar seriamente as operações do negócio e, portanto, sua posição no mercado.
Neste caso, é fundamental destacar o fato de que a gestão adequada do tempo tem grande impacto nos resultados obtidos.
Ao longo do texto serão apresentadas diversas medidas que podem ser utilizadas na busca de melhoria, seja em empresas de instalação de aquecedor solar ou em qualquer outro ramo.
Entre as principais vantagens de uma boa gestão, destacam-se:
- Redução do estresse;
- Minimizar a necessidade de ajuste;
- Melhoria da qualidade;
- Aumente a lucratividade.
Tais benefícios podem fazer toda a diferença, principalmente quando se considera a competitividade do mercado. Além disso, é preciso ter cuidado ao priorizar a quantidade, pois quando se trata de otimização de tempo, é preciso classificar qualidade, custo e quantidade.
Principais fatores que dificultam a produtividade
Antes de apresentar formas de otimizar o tempo nas empresas, é interessante discutir alguns aspectos que recebem grande atenção quando se trata de impacto na produtividade, como:
1) Muitas reuniões
Em geral, reuniões são positivas para as empresas, principalmente com sugestões para organizar ideias, encontrar soluções e analisar resultados. No entanto, muitas reuniões podem afetar a produtividade, pois alguns itens podem ser tratados de maneiras diferentes.
É certo que há foco e reconhecimento da necessidade de realizar uma reunião, além da melhor forma de conduzir a reunião sem ocupar grande parte da jornada de trabalho e sem permitir distrações.
2) Procrastinação
A procrastinação é um comportamento muito observado no dia a dia que pode afetar qualquer tipo de trabalho. Isso porque a procrastinação é o ato de procrastinar e dessa forma os prazos e a qualidade podem ser comprometidos.
Como exemplo, podemos citar uma empresa de transporte de veículos particulares onde um especialista precisou solicitar a revisão de um veículo. Se esse funcionário procrastinar, pode ter maior dificuldade em planejar, encontrar uma empresa confiável e providenciar o atendimento pontual com a organização necessária.
3) Falta de organização
A falta de organização está parcialmente relacionada a problemas de comunicação, mas outros parâmetros devem ser levados em consideração, como ambiente corporativo desorganizado, incluindo postos de trabalho, indisponibilidade de horário, ruído excessivo e organização incompleta das informações.
Assim, além da grande possibilidade de aumentar o estresse dos funcionários, há também uma grande perda de tempo com influência da concentração, descoberta de dados, entre outros aspectos.
4) Uso de redes sociais
Se por um lado, as redes sociais são benéficas para o compartilhamento de informações e outros recursos relacionados à socialização, o uso de redes sociais também traz problemas negativos. pode afetar a produtividade.
Embora esta seja uma característica amplamente mencionada, é interessante analisar que o engajamento dos colaboradores também tem um impacto significativo no cenário. Da mesma forma, há empresas que são mais liberais com boa gestão do tempo, há empresas que incorporam medidas restritivas e ainda têm dilemas.
É claro que existem áreas que inviabilizam o uso de dispositivos e, portanto, restrições mais rígidas, como para especialistas de uma empresa de serviços de SEO realizando auditoria em prédios comerciais.
Essas questões estão relacionadas principalmente ao fato de que um único aspecto será difícil de resolver ou dificultará todo o cenário de gestão do tempo e é algo muito relativo que sempre precisa ser ajustado, examine as operações da empresa e as características mais importantes de cada região.
Por exemplo, uma empresa de consultoria blockchain pode focar em poucas questões e apresentar resultados positivos, da mesma forma que empresas do mesmo segmento podem focar nas mesmas medidas e não obter o mesmo resultado.
Dicas para otimizar a gestão do tempo
Ser capaz de praticar uma gestão eficaz do tempo e investir continuamente em melhorias.
Alguns pontos precisam de atenção especial dentro das empresas e estão relacionados a práticas que podem tornar o dia a dia das pessoas mais produtivo.
Entre eles estão:
- Identificar prioridades;
- Planejamento e disciplina;
- Mapeamento de Defeitos;
- Delegação de missões estratégicas.
Entender quais são as prioridades é um dos pontos-chave, pois a partir das definições pode-se obter um melhor direcionamento.
Por exemplo, se uma fábrica de caixa de papelão ondulado classifica a análise de recursos financeiros para um determinado período, ele deve primeiro se comprometer a atender essa necessidade.
Esse tipo de detecção auxilia no planejamento ainda mais objetivo, pois há clareza sobre o que está em foco. Nesse caso, é fundamental ter disciplina com tudo montado, senão o tempo investido no planejamento será desperdiçado.
Imagine um profissional que trabalha no departamento de controle de qualidade de uma empresa fabricante de etiquetas e que definiu suas prioridades e planos. No entanto, em suas rotinas ainda são realizados e-mails, redes sociais, telefonemas e outras atividades que não correspondem ao que precisa de atenção.
A sensação ao final da jornada de trabalho está fadada a ser um dia inadequado para realizar o desejado e/ou decepção. Por esta razão, é fundamental mapear as principais dificuldades a nível pessoal e profissional.
Quando se trata de processos de negócios, identificar claramente os pontos mais importantes nas ações evitará perda de tempo com os mesmos erros e, assim, poderá melhorar os resultados obtidos.
Além desses aspectos, a delegação adequada de tarefas dentro da equipe é crucial para melhorar o fluxo de trabalho. Ideal para delegação é ter atenção à alocação de tempo, mais especificamente à alocação de tarefas do dia ou da semana de forma a melhorar a motivação e o foco dos funcionários.
Ferramentas mais importantes
Diversos recursos podem ser aplicados para otimizar o tempo e além das dicas apresentadas acima, a tecnologia pode ser uma grande aliada, até mesmo na perfeição, nessas recomendações automatizando processos.
Um exemplo de interesse neste caso é um software chamado CRM (Customer Relationship Management), cuja principal função é gerenciar o relacionamento de uma empresa com seus consumidores.
Para isso, os procedimentos são organizados de forma lógica e automática.
Se uma empresa oferece cursos ou qualquer outro tipo de serviço, e deseja monitorar com precisão seus clientes, um software como este pode ser uma escolha vantajosa. Isso se deve ao fato de que as opções encontradas permitem grande prática para registro de dados e inscrições.
Uma das grandes vantagens é que as informações são centralizadas, o que economiza muito tempo e evita grandes aborrecimentos. Além disso, esse tipo de layout de dados permite uma visão mais ampla do negócio e, assim, decisões mais completas e sólidas baseadas em dados.
Por outro lado, a ferramenta chamada Google Analytics possui recursos de alta visibilidade neste caso. É ideal para empresas que investem na divulgação de sua plataforma, sendo uma das opções encontradas para testar e acompanhar resultados.
Já foi mencionado anteriormente que o mapeamento analítico ajuda na gestão do tempo e esse tipo de ferramenta pode ser benéfica para analisar onde a estratégia se destaca mais e o que precisa de ajustes.
Existem também softwares específicos para gerenciamento de projetos que também podem ser benéficos, como Asana, Runrun.it e Operand que, embora com diferenças, permitem ações como compartilhamento e monitoramento de arquivos, monitorar o desempenho nas operações.
Como escolher uma ferramenta?
Dentre as diversas alternativas digitais disponíveis no mercado, as especificidades da empresa precisam ser levadas em consideração para garantir a escolha certa.
Além desses fatores, fornecedores, recursos, adaptabilidade e necessidades de atualização também devem ser considerados na ferramenta a ser utilizada.
É claro que os benefícios serão obtidos com base em uma decisão acertada, caso contrário o instrumento tomado pode acarretar grandes prejuízos, tanto em termos financeiros quanto de tempo investido.
Esse é um fator que só reforça a necessidade de buscar um recurso com período de teste.
Por exemplo, na busca de um sistema de restaurante para agilizar uma empresa de consultoria em gestão financeira, é necessário analisar a capacidade da ferramenta de armazenar e organizar os dados, o controle de estoque, o tipo de ferramenta de apoio e se é possível a extração de relatórios.
Apesar dessas ferramentas, o interessante é que há também a motivação dos funcionários, com recursos apresentados para otimizar o tempo nos projetos, encontramos muitos pontos de relevância para a cultura organizacional.
De qualquer forma, todo profissional deve procurar os maiores obstáculos na hora de administrar o tempo. Além disso, há necessidade de uma comunicação clara entre a equipe e os gestores para encontrar uma solução que seja realmente viável dependendo das especificidades do setor.