Uma empresa, um ambiente corporativo ou uma instituição sempre estão procurando meios de fazer com que seus processos e serviços sejam mais eficientes, integrados e seguros. Assim, recorrem à tecnologia e aos seus mais novos sistemas de automação comercial para que isto aconteça.
Esses sistemas de automação atuam em muitos setores das empresas, que vão desde o auxílio na digitalização de documentos preço, passando por controle financeiro, e uma menor burocratização trazendo dinamismo e eficiência.
Neste artigo abordaremos sobre alguns elementos usados para o desenvolvimento de um ambiente corporativo mais eficiente e dinâmico.
Digitalização de documentos e outros serviços
Para que qualquer software funcione de forma adequada é preciso a gestão dos dados. Assim, seja em sistema delivery, sistemas de gerenciamento de planilhas, enfim, todos precisam dos dados, e, muitas vezes, esses dados estão em documentos, que estão em papéis que estão em caixas e mais caixas de papelão.
Assim, a digitalização dos documentos não somente permite se livrar dos papéis em excesso, como ajuda nas rotinas de trabalho, já que grande parte dos dados são digitalizados de forma conjunta, facilitando a disseminação deles, sejam eles quais forem.
Para que a digitalização de documentos de sistema para lanchonete, para financeiras, ou bancos, precisa-se passar por diversas etapas, e todas elas devem ser feitas por empresas especializadas em digitalização, para manter a:
- Segurança;
- Organização;
- Certificação;
- Eficiência.
São três as etapas usadas no processo de digitalização e que veremos abaixo com mais detalhes.
1. Preparação dos serviços
A primeira etapa antes de digitalizar é preparar os documentos, a fim de não ter danos nas máquinas de escanear. Assim, são retirados dos documentos grampos e clipes, ocorre a higienização do papel, e, por fim, a retirada de qualquer detrito que impeça o escâner.
2. Captura dos documentos
Sejam contracheques de empresas de vigilante ou notas fiscais, tudo o que foi preparado na primeira etapa passará pelo escâner. Aqui a máquina a ser utilizada pesa muito, afinal, é preciso alta resolução para que os mínimos detalhes das imagens sejam feitos.
Feito a captura das imagens, elas são convertidas em formatos de arquivos diferenciados e jogados em um servidor na nuvem. São salvos em PDF, TIF, JPG e PNG.
3. Indexação dos documentos
Com todos os documentos digitalizados, parte-se para o uso deles em sistemas, conforme o que foi estabelecido no projeto de digitalização. As imagens capturadas seguem para uma central, que administra todo o processo e indexa as imagens no sistema.
A partir disso é possível que qualquer funcionário com login e senha possa acessar o sistema e ter os documentos à disposição. É possível colocar sistemas de criptografia e senhas para acesso em cada tipo de documento.
Assim, a digitalização traz muito mais conforto e tranquilidade para todos os que trabalham diariamente com papéis, como advogados, serviços de portaria, professores, e muitas outras pessoas.
Dicas para aumentar a eficiência da empresa
A digitalização de documentos é apenas uma das metodologias usadas para que os processos em diversas empresas sejam dinamizados, trazendo mais eficiência, não somente para o funcionário que lida diariamente com as diferentes situações, bem como para os clientes que precisam todos os dias desses processos.
No entanto, além da digitalização de documentos é possível investir em outras ações que possibilitam a gestão da segurança patrimonial, maior dinâmica nos procedimentos, e por fim, melhor desempenho.
1. Use métricas
A maioria das empresas utilizam sistemas para realizar seus processos, e, por meio desse sistema, é possível gerar relatórios que medem o desempenho dos funcionários.
Com essas métricas em mãos é possível definir novas metas, alinhas novos objetivos e eliminar aquilo que impede o crescimento da empresa. As métricas são o termômetro do seu desempenho.
2. Terceirize os serviços, se possível
Em alguns casos é possível terceirizar processos para cortar gastos e ter uma melhora em todo o processo. Mas, para que isso seja garantido, a prestadora do serviço precisa ser competente no ramo de atuação, de modo, que todos trabalhem com a visão, missão e valores da empresa.
3. Treinamento e qualificação
Invista em treinamentos periódicos e ofereçam oportunidades de se qualificarem. Profissionais capacitados geram mais eficiência para sua empresa, executando tarefas de forma mais rápida, objetiva, prática, trazendo outros resultados as empresas.
Por fim, entendemos que todos os processos são fundamentais para que uma empresa seja dinamizada, seja a digitalização de documentos, seja o investimento pesado em treinamento e qualificação. Com essas dicas, e a vontade de crescer o negócio, é possível alavancar e muito seus resultados.