Hoje é importante que organizadores e promotores entendam a importância de organizar um evento acessível e ambientalmente sustentável.
Segundo o IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística), cerca de 2% da população brasileira possui algum tipo de deficiência. Felizmente, as discussões sobre inclusão e diversidade estão ocupando cada vez mais espaço na agenda pública.
Criar sociedades e ambientes mais confortáveis e sem barreiras é urgente, também no mercado de eventos.
O mesmo se aplica à sustentabilidade, pois os danos humanos ocorrem ano após ano, e a indústria pode causar sérios impactos ambientais.
Assim, cabe aos organizadores implementar medidas durante o planejamento do evento, levando em consideração a acessibilidade e sempre com base nas opções mais ambientalmente sustentáveis.
Os benefícios de organizar um evento acessível e sustentável atingem não só o público participante, mas também a sociedade em geral, e isso beneficia muito a empresa por trás do evento.
Acessibilidade é importante
A acessibilidade é importante em qualquer ambiente público onde as pessoas circulam livremente, e também é importante na organização de festas, comemorações ou reuniões de negócios.
Este é um conceito de extrema importância quando utilizado corretamente nos espaços, pois permite que pessoas com diferentes condições físicas, mentais e psicológicas tenham acesso a parte do ambiente.
Nesse sentido, a acessibilidade contribui para o sucesso de qualquer evento onde os participantes tenham confiança e segurança para participar do evento sem riscos e acidentes.
Existem algumas dicas para implementar o atendimento em espaços de eventos que demonstram o compromisso da empresa com o atendimento ao hóspede, como:
- Conheça bem o público do evento;
- Design Acessibilidade para uma empresa de torre de resfriamento industrial;
- Fornece atividades que incluem comunicações, transporte e operações;
- Orienta a equipe a se comunicar adequadamente com os participantes;
- Invista em etiquetas adequadas com descrições em braile.
A construção do espaço físico é talvez o mais perturbador dos acontecimentos. A dica é verificar se há elevadores, escadas ou rampas, com o objetivo de criar estruturas auxiliares caso seja necessário. Por exemplo, uma pessoa em cadeira de rodas motorizada deve ser capaz de se locomover pelo espaço do evento de uma empresas de engenharia elétrica de forma independente para que a acessibilidade seja considerada efetiva.
Além de ser acessível e ambientalmente sustentável, os organizadores de eventos devem investir em um bom planejamento que inclua um cronograma e uma trilha completa e lista de verificação para facilitar o uso e evitar o esquecimento.
Planejar, planejar e organizar o desenvolvimento sustentável
Planejar e organizar um evento de sucesso começa com a preparação de uma equipe responsável, principalmente se a ideia é organizar um evento acessível e sustentável. Os colaboradores devem estar comprometidos com os ideais da empresa para comunicá-los aos participantes.
Organizar um evento, seja ele um evento de entretenimento, educacional, comercial ou empresarial, inclui encontrar patrocinadores e participantes e escolher um local.
Para não se perder entre as tarefas do organizador, é altamente recomendável investir recursos para criar um cronograma eficaz, antecipando todas as etapas que o acompanham.
Com o agendamento, é possível que a equipe participante do evento implemente determinadas medidas no momento certo, caso em que o objetivo é garantir tudo o que é necessário para a organização. O aluguel de salão ou buffet deve ser feito antes, por exemplo, de aluguel de geladeira, pois é uma parte elementar e mais complicada da festa.
Uma organização acessível e sustentável também pode ser auxiliada com a criação de um checklist que pode ser consultado para que o profissional tenha sempre em mente prioridades e problemas a serem resolvidos. A lista de verificação pode incluir questões como:
- Decisões sobre data, hora, local, tipo de evento e público;
- Escolha de construção e mobiliário ecológico ou certificado;
- Situação das estruturas de eventos e prestadores de serviços;
- Relação com os participantes, incluindo inscrições, pagamentos, confirmações e transferências;
- Validação de materiais, certificados e inscrições online;
- Acesso garantido a todos os espaços do evento;
- Controlar a substituição de materiais descartáveis por materiais ecológicos;
- Um bufê orgânico e saudável que destaca os alimentos locais;
- Gestão consciente de alimentos, água, energia e materiais;
- Seleção de dispositivos que consomem mais energia;
- Garantir a destinação correta dos resíduos sólidos do evento;
- Uso de materiais sustentáveis, recicláveis ou reciclados em brindes;
- Planejamento de comunicação das atividades sustentáveis do evento;
- Reciclagem de estruturas, materiais e outros objetos.
Logística sustentável
Uma apresentação sobre a organização de um evento acessível e sustentável baseia-se na ideia de que um melhor equilíbrio pode ser alcançado entre a sociedade civil e o meio ambiente e as próprias pessoas. Dessa forma, facilita o atendimento às necessidades contemporâneas e ainda sensibiliza para questões relacionadas aos sujeitos.
Os organizadores devem pensar em meio ambiente, economia e bem-estar social ao fazer escolhas, desde o planejamento até o dia do evento.
A organização de um evento, sobretudo de forma mais tradicional, requer centenas ou milhares de copos de plástico, brochuras, cartões, bem como todo o material e energia necessários à celebração e transporte.
Nesse sentido, a logística sustentável pode se basear na substituição de diferentes materiais por materiais de menor impacto ao meio ambiente em todos os segmentos da organização.
Além disso, é necessário transferir os resíduos sólidos para uma reciclagem de lixo eletrônico e outros materiais para reduzir o impacto das embalagens transportadas no evento.
Em muitos casos, é até possível que a organização do evento consiga reciclar receitas que podem ser doadas ou utilizadas para reduzir os custos de organização do evento. Outra ideia é arrecadar embalagens, embalagem para café, que podem até ser trocadas por uma cadeira de rodas, como parte de uma ação beneficente.
Investir em escolhas sustentáveis de estruturas, móveis e outros equipamentos usados para entretenimento, educação, eventos comerciais ou de negócios pode criar uma imagem muito positiva para uma produtora. Exemplos incluem o uso de paletes personalizados de uma fabrica de paletes para configurar espaços sociais ou mesmo palcos e outras estruturas.
A logística sustentável está pronta quando também há preocupação com o transporte de mercadorias relacionadas à organização do evento. Todas as estruturas, materiais, equipamentos, móveis e até entulhos devem ser movimentados da forma mais responsável e consciente possível, utilizando descarte de lixo eletrônico ou outro meio de transporte adequado conforme o caso.
Promoção de eventos acessível e sustentável
Seleção de participantes e registro online com aplicativos e software de gestão. O marketing digital é a melhor forma de atingir um público interessado em temas de sustentabilidade para promover o evento de forma adequada.
Ao mesmo tempo em que as estratégias eliminam o uso de papel e plástico, evitam custos e reduzem o impacto ambiental, elas trabalham juntas para transmitir ao público seriedade, comprometimento e maior consistência na postura das empresas organizadoras.
Isso pode ser muito importante para o posicionamento da empresa no mercado e também pode ser utilizado em ações de marketing, enfatizando a responsabilidade socioambiental da empresa.
A divulgação dessa forma também pode aumentar a conscientização do público-alvo do evento, independentemente de sua finalidade, por exemplo, melhorando o planejamento sustentável, compartilhando informações de bastidores e outras atividades de integração e engajamento do público. .
Além de cuidar do meio ambiente e proporcionar uma melhor experiência para as pessoas, organizar eventos acessíveis e ambientalmente sustentáveis pode melhorar a imagem institucional de uma empresa, possibilitando diferenciação no mercado, redução de custos e aumento de visibilidade.
Portanto, atividades que promovam acessibilidade e sustentabilidade podem melhorar ainda mais o próprio evento, ajudando a aumentar o número de participantes, satisfazer ainda mais convidados e tornar o evento, independente do tipo ou finalidade, inesquecível para todos os participantes.
No final das contas, é uma clara vantagem contar com consultoria ambiental, cujos profissionais qualificados oferecem as melhores soluções para todos os tipos de eventos.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.